在当今竞争激烈的商业环境中，寻求一种便于管理团队和客户之间的交流与协作的方式变得越来越重要。电子邮件及传统的通信方式早已无法满足企业进行有意义的协作所需。随着科技的不断发展，团队工作的成功与否在很大程度上取决于其所采用的沟通方式和工具。截至目前，企业界最用户友好的沟通和协作工具之一，当属于“IM系统”。
什么是IM系统？
IM系统是企业内部传递消息和进行工作协作的通讯平台。全称为 "Instant Messaging System"， 即实时通讯系统。它的主要作用就是允许企业员工之间使用文本、语音、视频等多种方式进行即时通讯，以及共享文档和协作文件等有利于团队协作的工具。
IM系统可以提升企业内部工作效率和沟通效果，减少邮件通信或者语音/视频通话的交流时间，协助团队成员及时了解项目开展情况，有针对性地提出问题和解决方案，增强团队的配合精神。在许多组织中，有效的IM系统已经变成企业组织文化的代表，使得工作达到了更高的境界。
IM系统的优势
IM系统提供了企业内部私密的、规范的网络沟通平台。其优势如下：
高效沟通： IM系统是实时通讯的非常好的工具，用户不必等待对方回复，就可以直接进行沟通。IM为城市的高速公路，支持多线程、分组等功能，带来极大的通讯效率。
协作共享：团队成员不必亲自开会将文档传递给别人进行审阅，将会议记录保存在群组里，成员们都可以随时查看或更新协作文件，为企业团队的合作带来了更好的效率。
信息管理：IM系统不仅是会话，也是信息沉淀的出口。管理员可以在后台对授权用户进行实时监控，并可以使用IM搜索工具搜索存档信息，以防止重复工作或挽救遗漏信息。
IM系统应用场景
不同的企业可以根据自己的业务需求和规模选择不同的IM系统，它也可以根据不同的应用场景做出相应的改变。
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项目中协作：团队成员之间通过IM系统高效沟通，传递项目最新进展和需要解决的问题，紧密配合，加快项目进度。
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呼叫中心服务：客户与呼叫中心人员可以通过IM系统进行实时的沟通，并提供相应的解决方案，为客户的问题和需求提供相应的服务。
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移动授权与访问：通过IM系统授权，并允许通过移动设备进行访问，可以从任何地方随时随地接收到最新的消息和工作指令。
IM系统的选择
即使IM系统在不同的企业之间可以自由选择，但是，所有企业都需要一个健壮、拥有高性能和可扩展性的IM系统。如果你正在寻找一款IM系统，可以参考下面这些因素：
安全性：使用IM最重要的一个方面就是保持通讯的安全和私密性。所以选择IM系统的时候需要选择那些有着稳定的安全保护措施，并符合最佳的安全标准的IM平台。
功能性：确定你所需要的业务功能，而选择具有较多附加、可拓展的功能的IM系统管理。
成本效益：IM系统的选择应该考虑到可持续的成本开销。选择可扩展、开放式的IM系统，可以更好地适应企业的业务需求，并保证更好的商业竞争力。
如何有效地使用IM系统？
建议设置一个专门的IM小组，协助管理员解决系统问题和维护系统。
面向不同用户人群设置通讯策略，以帮助他们更好地适应文化和商业环境。
强制必须使用企业内部IM系统，避免使用第三方IM工具造成的安全问题。
通过一系列保护措施，保护利益、形象敏感的商业信息，防止恶意转载和扩散。
结论
IM系统是企业通信与协作的终极之选，可以帮助企业在不同的工作场景中提高工作效率，加强协作能力。选择适合企业自身特点和需求的IM系统，将可以创造企业的不同的工作环境，让工作在真正的协作和高效中进行。同时，合理的使用IM系统，可以提高沟通效率、保护商业信息安全，提高企业的竞争力和市场占有率。
